Umstellung auf papierloses Büro lief problemlos
13.03.12
Übergabe eines Präsents in Goslar
Goslar/Baunatal, 13. März 2012 – So stellt man sich den Alltag in einer Buchhaltung vor: Aktenberge wohin das Auge blickt. Zehn Jahre ist laut Gesetz die Aufbewahrungspflicht - und so kommt dann schon einiges zusammen. Doch es geht auch anders, nämlich digital. Und dass dies wunderbar funktioniert, zeigen das Garten-Center Nordharz aus Goslar und die SAGAFLOR AG. Das Gartencenter hat als Testpartner auf EPA, den elektronischen, positionsgenauen Austausch von Belegdaten, umgestellt. Das heißt, dass Rechnungen und andere Belege in digitaler Form ausgetauscht werden.
Der Januar 2012 war der erste Monat, in dem alles komplett ohne Ausdrucke vonstattenging – digital war die Devise. „Man muss am Anfang, um die Prozesse umzustellen, etwas mehr Zeit investieren, aber dann ist das neue Handling eine sehr große Zeitersparnis“, erklärt der kaufmännische Leiter Andreas Naumann. Weiterhin erläutert er zum neuen Ablauf, dass auch die interne Umstellung und die Schulung der Mitarbeiter ganz problemlos seien.
Warum er sich dafür entschieden hat, seine Buchhaltung umzustellen? Die cal. 7000 Rechnungen nicht mehr „abzutippen“ und keine Ordner mit Papieren aufbewahren zu müssen – das hat ihn daran gereizt. Zweifel, ob das neue System fehlerfrei läuft? Nein, die habe er nie gehabt, beteuert er. Wenn es einen Fehler gegeben hätte, hätte man ja auch jeder Zeit wieder auf die Papierform umstellen können. Die enge Zusammenarbeit mit den Kollegen aus der SAGAFLOR Systemzentrale habe ihn zusätzlich bestärkt, diesen Schritt zu gehen. Federführend bei der SAGAFLOR waren Marilies Timmermann, Leitung Rechnungswesen, und Oliver Poppitz, Leitung Zentralregulierung.
Zufrieden mit der gelungenen Umstellung zeigt sich auch SAGAFLOR Vorstand Peter Pohl: „Diese Automatisierung ist ein echter Mehrgewinn für uns und vor allem für unsere Partner. Einfacher geht’s kaum noch – und das ganz ohne Qualitätsverlust.“ Ziel der SAGAFLOR ist es jetzt, sukzessive alle Partner auf das neue System umzustellen.
Zum System erläutert Oliver Poppitz: „Als technische Voraussetzung benötigt man lediglich einen Internetzugang. Die angeschlossenen Partner bekommen ein rechtssicheres, elektronisches Belegarchiv, das die Aufbewahrung der Papierbelege ersetzt. Der Zugriff darauf erfolgt über das SAGAFLOR Extranet und kann ganz individuell gesteuert werden. Für die eigene Ablage bekommen die Partner jährlich ihre Daten auf DVD.“
Der nächste Schritt der Weiterentwicklung steht kurz bevor: Um das Handling im Extranet für die Partner noch einfacher und schneller zu gestalten, wird zurzeit der Bereich Zentralregulierung überarbeitet. Anfang des zweiten Quartals können sich die Partner dann auf die Neuerungen freuen. Auch hier wurden die Partner miteinbezogen, viele Anregungen aus der Fläche sind eingeflossen. Übersichtlichkeit war ein wichtiger Punkt bei der Überarbeitung. Im neuen Bereich Zentralregulierung sind dann die Basisinformationen ohne viel Klicken und Auswählen auf einen Blick im Einstiegsbild sichtbar.
Herr Naumann kümmert sich in der Systemzentrale in Goslar um die Buchhaltung für zehn Gartencenter mit angeschlossenen Zoofachmärkten in Baunatal, Braunschweig, Goslar, Hildesheim, Langenhagen, Peine, Salzgitter-Bad, Salzgitter-Lebenstedt, Wernigerode und Wolfenbüttel. Hinter dem Namen Garten-Center Nordharz verbirgt sich mit der Familie Dwornitzak ein gärtnerisches Familienunternehmen mit langer Tradition.
Abschließend erzählt Herr Naumann noch augenzwinkernd eine Anekdote. Es sei schon einige Jahre her, da habe man verzweifelt einen Ordner mit Rechnungen gesucht, die noch nicht verbucht waren. Hektik brach im ganzen Büro aus – der Ordner war nicht zu finden. Nachdem die Rechnungen dann neu angefordert waren, fand man den gesuchten Ordner: draußen auf der Treppe. Wie das kam? Man hatte den Ordner ins Fenster gestellt, um das Fenster zum Lüften offen zu halten. Ein Windstoß kam, der Ordner fiel und war weg. Das kann jetzt Gott sei Dank nicht mehr passieren – so das lächelnde Resümee des kaufmännischen Leiters.
Und um diesen zukunftsweisenden Schritt noch zu bekräftigen, hat das Garten-Center Nordharz kürzlich sein Archiv entrümpelt – 7,5 t Papier wurden weggeschmissen. Der frei gewordene Raum wird sich auch nicht mehr so schnell füllen, da nur noch DVDs archiviert werden müssen. Was nun mit dem freien Raum passiert? Das wird in Goslar noch geklärt.
